Szanowne Koleżanki i Szanowni Koledzy, poniżej przekazujemy informacje w sprawie obowiązku sprawozdawczego koła łowieckiego:
W ostatnich latach standardowe terminy realizacji obowiązków sprawozdawczych były przesunięte z powodu pandemii, w 2023 roku, składając sprawozdanie za rok gospodarczy 2022/2023, powinniśmy przygotować się na powrót terminów standardowych.
SPRAWOZDANIE FINANSOWE
- termin sporządzenia (i podpisania) sprawozdania finansowego koła – 30 czerwca,
- standardowy termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego – 30 wrzesień,
- standardowy termin wysłania sprawozdania finansowego – 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania (najpóźniej do 15 październik).
Sprawozdania finansowe muszą być sporządzane, podpisywane i przekazywane w formie elektronicznej. Forma elektroniczna jest ściśle określona.
Koła łowieckie mają coroczny obowiązek sprawozdawczy – przygotowują, podpisują, zatwierdzają i wysyłają do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe. Okresem,
za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (tj. walne zebranie członków).
- termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego
- termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji – do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego
- termin przekazania do Urzędu Skarbowego (Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) w ciągu 15 od daty zatwierdzenia
Kto sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe?
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli wieloosobowy organ zarządzający – zarząd koła. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe, będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd koła. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.
Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz zarząd.
Jak zarząd podpisuje sprawozdanie finansowe?
Od 2022 roku możliwe są dwa sposoby podpisania sprawozdania finansowego:
- sposób pierwszy – sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu. (tak samo jak w latach ubiegłych – stary sposób)
- sposób drugi – sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz jedna osoba z zarządu. Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.(nowy sposób – stosujemy go od 2022 r.)
Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego. Ustawa nie ogranicza sytuacji, w których można odmówić podpisania sprawozdania finansowego, może to być np. długotrwałe przebywanie za granicą, czy nieposługiwanie się wymaganym do podpisu sprawozdania podpisem elektronicznym.
Elektroniczna forma sprawozdania finansowego
Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone i podpisywane elektronicznie. Od 2020 r. forma elektroniczna sprawozdania jest ściśle określona.
Podpisy elektroniczne pod sprawozdaniem finansowym
Sprawozdanie finansowe koła musi być nie tylko sporządzone w formie elektronicznej
(w strukturze logicznej) – musi być też podpisane elektronicznie. Sprawozdania można podpisywać podpisem elektronicznym (zwykle płatnym) albo profilem zaufanym (ePUAP).
Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego), czyli 30 czerwca. Jest to termin sporządzenia, czyli też podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz zarząd. W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji.
Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
W przypadku, gdy koło łowieckie ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie, podejmuje uchwałę o przeznaczeniu tego wyniku np. na cele statutowe. Może go przeznaczyć na powiększenie funduszu statutowego.
Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych, nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego, uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ. Każda decyzja zmieniająca fundusz statutowy koła wymaga uchwały organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe.
Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe jest załączana do sprawozdania i jest staje się jego integralną częścią.
Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego – czyli dla kół łowieckich do 30 września.
Sprawozdanie finansowe wysyłamy wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe przy zmianie zarządu?
Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze koła to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.
Sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez walne zgromadzenie (czyli stary zarząd).
